Raðaðu reikningum birgja og undirverktaka á verkin
Láttu fulltrúa lesa innkomna reikninga, finna hvaða verki hver þeirra tilheyrir og vista hann í möppu verksins, og fáðu töflu sem sýnir hvað hvert verk hefur kostað hingað til miðað við tilboðið.
Claude Cowork Claude 
ChatGPT 
Microsoft Copilot Miðlungs Svona gerir þú
- Búðu til möppu fyrir innkomna reikninga og eina möppu fyrir hvert verk, og skrifaðu verkin upp í töflu með verknúmeri, heimilisfangi og tilboðsupphæð.
- Vistaðu PDF-reikninga úr póstinum í möppuna fyrir innkomna reikninga. Það flýtir fyrir ef birgjar setja verknúmerið á reikninginn.
- Opnaðu möppuna í Cowork og límdu skipunina inn, eða hladdu reikningunum og verklistanum upp í Claude, ChatGPT eða Copilot og fáðu töfluna án þess að skrár séu færðar.
- Berðu niðurstöðuna saman við reikningana fyrstu vikurnar, sérstaklega þá sem lenda í möppunni Óvíst.
- Þegar þú treystir útkomunni geturðu látið Cowork keyra skipunina sem tímasett verk einu sinni í viku.
Ég rek [tegund fyrirtækis, til dæmis verktakafyrirtæki eða iðnfyrirtæki] og er með [fjöldi] verk í gangi. Reikningar frá birgjum og undirverktökum berast mér sem PDF-skjöl og ég vista þá í möppunni [heiti möppu, til dæmis Innkomnir reikningar]. Hvert verk á sína möppu undir [heiti yfirmöppu] og í skjalinu [heiti skjals] er listi yfir verkin: verknúmer, heiti, heimilisfang verkstaðar, verkkaupi og tilboðsupphæð án VSK. Farðu yfir nýju reikningana í möppunni og gerðu þetta: 1. Lestu hvern reikning og skráðu í töflu: dagsetningu, seljanda, reikningsnúmer, upphæð án VSK, VSK, heildarupphæð, eindaga og skráarheiti. 2. Finndu hvaða verki hver reikningur tilheyrir út frá verknúmeri, pöntunarnúmeri, heimilisfangi eða lýsingu á reikningnum, og skráðu hvað réð niðurstöðunni. Ef reikningur gæti átt við fleiri en eitt verk eða ekkert, settu afrit af honum í undirmöppuna [Óvíst] og listaðu hann sér í stað þess að giska. 3. Vistaðu afrit af hverjum reikningi sem þú ert viss um í möppu verksins, með heiti á forminu ÁÁÁÁ-MM-DD_seljandi_upphæð. Láttu frumritið standa óbreytt. 4. Bættu línunum við kostnaðartöflu hvers verks og sýndu kostnaðinn hingað til á móti tilboðsupphæðinni, og hve stór hluti hennar er þegar farinn. 5. Bentu á verk þar sem kostnaðurinn stefnir fram úr tilboðinu, reikninga sem virðast tvíteknir og reikninga þar sem upphæðir eða VSK virðast ekki stemma. Færðu ekkert inn í bókhaldskerfið, greiddu ekkert, eyddu engu og sendu ekkert.
Skiptu út því sem er í [hornklofum] og límdu skipunina inn í verkfærið.
Bókhaldið sjálft fer áfram fram í bókhaldskerfinu; þetta er yfirlit til að stýra verkunum. Farðu sjálf(ur) yfir reikningana í möppunni Óvíst og berðu samtölur saman við bókhaldið áður en þú tekur ákvarðanir út frá þeim.
Byggt á: OpenAI Academy
Verkfæri sem henta
- Claude Cowork Vinnur í möppum og skjölum á tölvunni þinni.
- Claude Spjall, skjöl og greining.
- ChatGPT Spjall, skjöl og greining.
- Microsoft Copilot Innbyggt í Word, Excel, Outlook og Teams.